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Onboarding - der riskante Start

Dezember 2022


Sie sind unglaublich erleichtert, weil Sie nach intensiver und langwieriger Suche endlich ihre/n Wunschkandidat:in gefunden und zu einer Unterschrift bewegt haben?
Sie können sich sehr glücklich schätzen, aber umso wichtiger ist es, das gefundene Glück zu bewahren und zu einem langfristigen Erfolg zu führen.

Gegen Ende eines sehr erfolgreichen Jahres 2022, in dem wir u.a. einige perfect matches der Positionen CEO, CTO, Head of Human Capital, HR Business Partner:in, Senior Data Strategist;in, Manager:in Global Mobility, Head of Sales oder Steuerberater:in mit Partnerperspektive für unsere Kund:innen erzielen durften, kristallisiert sich ein wesentlicher Puzzleteil in der Candidate‘s Journey heraus, den wir heute genauer in den Fokus rücken möchten:


Den meisten bekannt, den wenigsten bewusst: die Wichtigkeit des Onboardings.


Der Markt ist klein und hart umkämpft, passende Kandidat:innen sind schwer zu finden und kaum wechselbereit. Umso wichtiger ist es, dass diese nach der Unterschrift des Dienstvertrages auch mittels strukturiertem und optimal ausgearbeiteten Onboarding-Prozess in das neue Unternehmen aufgenommen und integriert werden. Daher entscheiden die ersten Wochen maßgeblich, ob der oder die neue Mitarbeiter:in im Unternehmen bleiben wird.


Wir haben uns ein paar “Stimmen vom Markt” geholt, in dem wir uns mit von uns besetzten Kandidat:innen zum Thema “Onboarding” ausgetauscht haben. Ein wichtiger Input einer Kandidatin war das bereits vor der Einstellung stattfindende Kennenlernen des Teams im Zuge des fortschreitenden Bewerbungsprozesses. Das Thema “zukünftiges Team” hatte für sie die größte Bedeutung: es ist wichtig, dass neue Mitarbeiter:innen bereits vor Antritt der neuen Position über Teamkultur (z.B. „Du- oder Sie“, Hierarchien, Teamgefüge, etc. ) im neuen Unternehmen Bescheid wissen.


Ein weiterer Kandidat erwähnte das Thema Home Office in der Anfangsphase. Home Office ist in der heutigen Zeit kaum mehr wegzudenken, aber in den ersten Monaten in einem neuen Job ist der persönliche Kontakt besonders wichtig. Bei diesem Kandidaten verlief das Onboarding sehr gut: das Equipment war vorhanden, Kennenlerntermine mit den wichtigen Kolleg:innen waren bereits im Terminkalender eingetragen, etc. Was diesem Kandidaten ein wenig fehlte, war eine allgemeine Struktur im Onboarding-Prozess sowie eine Art Datenbank oder Intranet, in dem Prozesse nachgelesen werden können oder E-Learnings angeboten werden. Der Kandidat meinte, dass es von Vorteil gewesen wäre, wenn es eine “zuständige“ Abteilung oder Person gegeben hätte, die sich mit diesem Thema befasst oder dafür auch verantwortlich gewesen wäre.


Wichtig ist an dieser Stelle zu erwähnen, dass es natürlich einen Unterschied macht, ob es sich um einen Konzern, ein KMU oder ein kleineres Unternehmen handelt. Zudem hängen Umfang und Details des Onboardings auch von der jeweiligen Position ab.


Das Thema Feedback ist besonders hervorzuheben. Laut einer Studie von Stepstone verlassen 50% der neuen Mitarbeiter:innen das Unternehmen aufgrund des nicht stattfindenden Feedbacks am Ende der Probezeit (veröffentlicht auf stepstone.de am 29.01.2019 von Benjamin Raschka). Umso wichtiger ist es, regelmäßige Feedbackschleifen in den Onboarding-Prozess mit einzubauen. Ein aktueller Beitrag von karriere.at nennt neben dem fehlenden Feedback noch folgende klassische Fehler während des Onboardings: Funkstille nach Vertragsunterschrift, fehlendes Equipment und unklare Verantwortlichkeiten (Beitrag „Der perfekte Onboarding-Prozess: Das musst du beachten“ vom 09.05.2022; veröffentlicht auf karriere.at).


Eine weitere Kandidatin nannte folgende drei Faktoren für einen gelungenen Onboarding-Prozess:


  1. Erstellung eines Einschulungsplans sowie One-on-One Sessions mit unterschiedlichen Fachbereichen für die ersten Wochen
  2. Zuordnung eines/r Mentors/in
  3. von Anfang an gute Einbindung in das neue Team (gemeinsame Mittagessen, Einladung zu Jour Fixes und formellen sowie informellen Abteilungsevents)


Als Don’ts wurden genannt: fehlendes nicht funktionierendes Equipment, niemand fühlt sich für den/die neue Mitarbeiter:in verantwortlich, keine strukturierte Planung der ersten Tage und Wochen.

Diese Meinung ergänzte eine von uns besetzte Kandidatin noch um folgende Punkte: sehr wichtig in einem gelungenen Onboarding-Prozess ist ein klarer, vorgegebener Plan für die erste Zeit in der neuen Position in Verbindung mit klar definierten Zielen (mit spezifischer Timeline). Ebenso wichtig ist, dass der/die Mitarbeiter:in fachlich von seinem/r/ihrem/r Vorgesetzten dort abgeholt wird, wo er/sie aktuell ist. Unerlässlich erscheint weiters, dass von der Führungsebene dafür gesorgt wird, dass er/sie erfolgreich sein kann, sei es durch das passende und funktionierende Equipment als auch durch Support aus seinem/ihrem Team.  


Wir können daher abschließend festhalten: gut strukturiertes Onboarding ist für beide Seiten eine win-win-Situation, die von großer Wichtigkeit ist. Die Phase des Onboardings startet bereits vor dem ersten Arbeitstag und kann erfolgreich verlaufen, wenn



Wir wünschen hiermit nicht nur viele perfect matches, sondern auch ebenso viele gelungene und erfolgreiche perfect onboardings.


Ihr Perfect Match-Team